De 10 Excelvettregler
[I den
engelske originalen til Excel for Dummies heter dette kapitlet "Ten Commandments",
og vitsen er at det står "Thou shalt not" og lignende i sammenheng
med Excel. Sånt er det ikke noe poeng i å oversette direkte, så
Henrik skrev om alt sammen til De 10 Excelvettregler.
I senere utgaver av boken, oversatt av en annen, importert oversetter, er dette
kapitlet tatt med - uten å oppgi noen kilde. Den nye oversetterens kvaliteter
vises blant annet i hans kopiering av Henriks urnorske eksempler - med noen
justeringer, som for eksempel å forandre bakeriet "Kakebua"
til "Kakedua". Det er tydelig at IDG satser på kvalitet og ryddighet
på alle fronter. Quality for Dummies - perler for svin?]
Det finnes fjellvettregler
og det finnes Excelvettregler. Begge deler har til felles at hvis du følger
dem, kommer du trygt og raskt frem dit du har tenkt deg, og har en fabelaktig
fin tur underveis. Excel-fjellreglene lyder som følger:
- Grav informasjonen
ned i tide - lagre endringene ofte (Velg Fil > Lagre, eller trykk på
Ctrl+S). Hvis du ikke orker å lagre den selv, så bruk automatisk
lagring (Verktøy > Tilleggshenteren >Autolagre), slik at endringene
lagres trygt med regelmessige intervaller.
- Vis respekt
for navnereglene - bruk maksimalt åtte tegn og ikke noe mellomrom
når du lagrer arbeidsboken første gang. La XLS-filforlengelsen
greie seg selv. Meld fra på hvilken stasjon og i hvilken filkatalog
du legger arbeidsboken i, slik at du unngår tidkrevende leteoperasjoner
etter savnede arbeidsbøker. Ikke lytt til erfarne Macintosh-folk -
deres arbeidsbøker kan kalles hva som helst, og er derfor lettere å
finne igjen. (Men legg ikke ut på lange navn uten skikkelig trening.)
- Spar plass
på regnearket - og i maskinens minne. Ikke legg ut på turer
over hele regnearket, men hold deg samlet i tabeller og celler i nabolaget,
uten tomme kolonner og rader, unntatt når du må gå opp noen
spor mellom tabellene.
- Legg ikke
ut på formelskriving uten et likhetstegn (=) først. Men erfarne
fjellfolk fra Lotus 1-2-3 har lov til å begynne sine formler med plusstegn
og funksjonene med @.
- Meld fra
hvilken eller hvilke celler du vil behandle, ved å velge (merke)
dem, før du slipper Excel-kommandoene løs på dem.
- Vend om
i tide - bruk Angre-funksjonen (Rediger > Angre eller Ctrl+Z) med det
samme du ser du har gått feil løype eller brukt gal smørning
i regnearket, slik at ulykker kan unngås. Gå ikke videre før
du vet du er på rett vei, og alle feil er rettet på.
- Ikke utløs
ukontrollerte ras som sletter, ødelegger, eller skyver til side
hele kolonner eller rader, før du er sikker på at det ikke befinner
seg levende celler i det planlagte rasområdet. Bruk gjerne kart og kompass.
- Vis respekt
for forhåndsvisningen (Fil > Forhåndsvisning). Ikke legg
ut på store utskriftsoperasjoner uten å ha lyttet til (og sett
på) alle sidene ved forhåndsvisningen. Det er ingen skam å
snu før skriveren går seg vill.
- Spar på
kreftene til maskinen - vær rustet mot tunge beregnvær over
store regneark og arbeidsbøker. Bruk Verktøy > Alternativer
> Beregning til å gjøre beregningen manuelt og ikke automatisk.
Vis respekt for krysset i avkrysningsboksen Omberegn før lagring, når
du planlegger manuell beregning. Bruk Beregn nå-knappen (F9) til selv
å styre beregningen (vis respekt for Beregn på statuslinjen),
men husk å gjøre det før utskrift.
- Gjør
dine arbeidsbøker og regneark godt rustet mot skader, uhell og skred
utløst av andre, ved å beskytte dem med Verktøy >Beskyttelse
> Beskytt ark eller Beskytt arbeidsbok. Under ekstreme forhold kan du beskytte
dem ytterligere med passord. Men husk at hvis passordet kommer bort, kan ikke
alle verdens St Bernhard- og lavinehunder finne igjen arbeidsbøkene
og regnearkene dine.
.